Brief to nie jest zbędna formalność — to fundament. To od niego zależy, czy agencja dobrze zrozumie Twoje potrzeby, czy projekt pójdzie sprawnie, i czy efekt końcowy będzie zgodny z oczekiwaniami. Dobrze przygotowany brief oszczędza czas, ogranicza ilość poprawek i minimalizuje nieporozumienia. Jak więc przygotować taki dokument?
1. Kim jesteś i co robisz?
Zacznij od najważniejszego — kim jesteście. Dla agencji to punkt wyjścia, żeby zrozumieć kontekst projektu. Nie chodzi o to, żebyś kopiował treść z firmowej strony „O nas”, ale żebyś krótko i konkretnie opisał, czym zajmuje się Twoja firma, jaka jest Twoja pozycja na rynku i dla kogo pracujesz.
Przykład:
„Jesteśmy marką z branży beauty. Prowadzimy sklep online z naturalnymi kosmetykami dla kobiet 30+. Naszym atutem jest transparentność składu i minimalistyczny design. Jesteśmy obecni na rynku od 2019 roku.”
Dobrze jest wspomnieć, co Was wyróżnia — np. unikalna wartość marki, sposób komunikacji, styl wizualny. To może być kluczowe dla późniejszego dopasowania kreacji czy strategii.
2. Cel współpracy
Napisz, po co właściwie zgłaszasz się do agencji. To może wydawać się oczywiste, ale naprawdę warto to sprecyzować. Czasami chodzi o stworzenie nowej strony, czasami o poprawienie konwersji, a czasami o odświeżenie wizerunku. Bez tej informacji agencja nie wie, w którą stronę iść.
Przykład:
„Chcemy stworzyć nową stronę firmową, bo obecna wygląda nieprofesjonalnie, nie jest responsywna i nie oddaje charakteru naszej marki. Zależy nam na poprawie wizerunku oraz zwiększeniu zapytań ofertowych.”
Zamiast ogólników, jak „potrzebujemy nowoczesnej strony”, warto wyjaśnić, co to dla Ciebie znaczy. Dla jednej osoby „nowoczesność” oznacza minimalizm, dla innej – efektowne animacje.
3. Zakres projektu
Tu przechodzimy do konkretów. Agencja musi wiedzieć, co dokładnie ma zrobić. Strona, sklep, kampania reklamowa, logotyp, copywriting? Opisz zakres jak najdokładniej. Jeśli masz już coś, co trzeba uwzględnić (np. treści, grafiki, CMS), napisz to.
Przykład:
„Zlecenie obejmuje: zaprojektowanie i wdrożenie nowej strony internetowej w WordPressie, zintegrowanej z formularzem kontaktowym, blogiem i systemem mailingowym. Chcemy też, żeby agencja pomogła nam napisać główne treści i dobrać zdjęcia.”
Warto też wskazać, czego nie oczekujesz – np. „nie interesuje nas stała obsługa social media” albo „nie potrzebujemy sesji zdjęciowej, mamy własne materiały”.
4. Grupa docelowa
Bez wiedzy o odbiorcy trudno stworzyć trafny komunikat. Napisz, do kogo kierowany jest projekt — wiek, płeć, lokalizacja, sposób korzystania z internetu, zainteresowania. Jeśli masz już persony — super. Jeśli nie — napisz choć kilka zdań o swoim kliencie.
Przykład:
„Naszym głównym odbiorcą są młode matki w wieku 25–35 lat, mieszkające w większych miastach, aktywnie korzystające z Instagrama. Cenią jakość, estetykę i bezpieczeństwo produktów dla dzieci.”
Warto wspomnieć też o insightach: co klienci lubią, czego się obawiają, jakich argumentów używają. Nawet jedno zdanie typu „najczęściej pytają, czy nasz produkt jest hipoalergiczny” może wiele zmienić.
5. Budżet
To trudny, ale ważny temat. Agencja nie potrzebuje znać Twoich tajnych kosztorysów — wystarczy widełki lub orientacyjny zakres budżetu. Dzięki temu nie zaproponuje Ci czegoś, co przekracza Twoje możliwości albo – odwrotnie – nie zaniży jakości z obawy o koszty.
Przykład:
„Chcielibyśmy zamknąć się w budżecie do 30 tys. zł brutto. Zależy nam na jakości, ale wiemy też, że nie jesteśmy korporacją z milionami.”
Dodane: Jeśli masz dodatkowy budżet na reklamę, media, zdjęcia, napisz to. Często agencje pomagają zaplanować całość działań.
6. Termin i deadline’y
Czas to pieniądz — dla obu stron. W briefie określ, kiedy projekt ma się rozpocząć, ile może trwać, czy są ważne daty (np. event, kampania, premiera).
Przykład:
„Projekt powinien wystartować w październiku i zakończyć się do końca grudnia. 15 grudnia planujemy kampanię świąteczną, więc wszystko musi być gotowe wcześniej.”
Warto podać też dostępność po swojej stronie — np. „osoba decyzyjna będzie na urlopie w listopadzie”. Pozwoli to uniknąć przestojów.
7. Inspiracje i benchmarki
To bardzo pomocna sekcja. Pokaż agencji, co Ci się podoba. Mogą to być strony konkurencji, kampanie, grafiki z Behance, fonty z internetu czy przykłady komunikacji. Nie chodzi o kopiowanie, ale o uchwycenie stylu, tonu, kierunku.
Przykład:
„Podoba nam się stylistyka strony www.rainymood.com – prosta, elegancka, z dużą ilością przestrzeni. Nie chcemy przesadzonych animacji ani krzykliwych kolorów.”
Dodane: Jeśli są rzeczy, których nie znosisz (np. „nienawidzę stockowych zdjęć ludzi uśmiechających się do monitora”), koniecznie to napisz. To działa lepiej niż najdroższy moodboard.
8. Wymagania techniczne i inne ograniczenia
Masz już CMS, domenę, serwer? Musisz działać zgodnie z polityką RODO, WCAG lub wytycznymi korporacyjnymi? Brief to miejsce, by zebrać wszystkie takie informacje. Im więcej, tym lepiej.
Przykład:
„Nowa strona musi być oparta na WordPressie, bo mamy już hosting i infrastrukturę pod WP. Musi spełniać standardy WCAG 2.1 i być zgodna z naszym brandbookiem.”
Warto też zaznaczyć, kto po stronie klienta jest odpowiedzialny za projekt, kto podejmuje decyzje i jak wygląda proces akceptacji. Pozwala to uniknąć sytuacji, gdy 4 osoby mają 5 różnych opinii.
Na koniec: szczerość i konkrety
Brief nie musi być idealny. Nie musi być pisany przez specjalistę od komunikacji. Musi być szczery i konkretny. Jeśli czegoś nie wiesz — napisz to. Agencja pomoże Ci to doprecyzować. Ale nie zostawiaj rzeczy „do domyślenia się”.
Dobrze przygotowany brief to nie tylko narzędzie dla agencji. To test na to, czy sam wiesz, czego chcesz. A jeśli wiesz — masz dużo większe szanse, że dostaniesz to, czego potrzebujesz.
I właśnie o to chodzi.